Addetto alla Segreteria d'Ufficio

OBIETTIVI
Verranno approfondite tutte le attività funzionali alla Segreteria d'Ufficio,  a partire dalla corrispondenza in entrata e in uscita, la gestione e archiviazione dei dati e dei documenti, comunicazione con utenti e clienti di un’azienda o di un’organizzazione, redazione di mail e lettere, elementi amministrativi di base, quali prime note o fatturazioni.

L’Addetto alla Segreteria d'Ufficio sarà in grado di svolgere tutte le mansioni attinenti la tenuta di una Segreteria / Centralino, compresa la gestione di tutti i documenti in partenza e in arrivo a mezzo fax, mail, posta, posta elettronica con la capacità per la raccolta ed un primo esame della documentazione attinente la contabilità.

Insegneremo a relazionarsi in un contesto lavorativo organizzato, riconoscendo e gestendo eventuali criticità nei rapporti professionali:

• realizzare lo smistamento delle telefonate
• produrre testi scritti, funzionali alla situazione comunicativa, con proprietà di linguaggio e correttezza formale
• utilizzare strumenti tecnologici e informatici per consultare archivi, gestire informazioni, analizzare e rappresentare dati, anche in forma grafica
• eseguire il trattamento di documenti amministrativo-contabili

A CHI È RIVOLTO
Il Corso è rivolto a tutti coloro che vogliono approfondire le dinamiche professionali di Segreteria, Reception e di Centralino.

PROGRAMMA

Gestione della Segreteria dell’azienda

• Gestione del Centralino: come rispondere al telefono
• Gestione delle informazioni in entrata e in uscita;
• Attività di segreteria
• gestione di una Fattura;
• Definire un planning delle attività
• Essere in grado di scrivere email e report

Gestione dei dati

• Riservatezza dei dati e sicurezza
• Salute e sicurezza nei luoghi di lavoro dlgs 81/08
• Archiviazione documenti d’Ufficio

Strumenti di lavoro

• Informatica per l’ufficio, concetti di base dell’informatica.
• Elaborazione testi Il testo e le sue componenti dalla lettera di auguri, al sollecito di pagamento; la formattazione di un documento; la testata e piè di pagina del documento;
• Fogli elettronici Fogli di calcolo; potenzialità nell’Office automation; il foglio elettronico; operazioni di base; funzioni e formule; formattazione; stampa;
• Internet e posta elettronica La rete internet; Navigazione in web;

Competenze Relazionali

• La Comunicazione e l'accoglienza
• Obiettivi e attori della comunicazione interna,
• Essere in grado di comunicare i tuoi messaggi in modo confidente
• Comprensione, accettazione dei messaggi